【事業再生ブログNO.71】「現金」を社内からなくしましょう！

コロナ禍もあり「キャッシュレス化」が叫ばれ随分浸透してきた感じもありますが、皆さんの会社内で「キャッシュレス化」はどの程度進んできているでしょうか？
私が多くのクライアントを見てきた経験上の話ですが、「社内キャッシュレス＝現金扱い根絶」できている企業の多くが業績が回復・進展しております。私が「事業再生」のミッションを引き受ける時には「現金根絶」もテーマに入れており、実は「現金根絶」は意識改革には極めて効果が高いのです。
今回は、社内キャッシュレスがどのような効果を及ぼすのかについてお話をさせて頂きます。

「現金」勘定は「不正」の温床！

「現金取引」＝「不正の温床」と言い切るのは理由があります。
まずは会社内にて「現金」が発生する場面について例を挙げてみます。

• 営業社員が出張などで「仮払い」をする
• 営業社員の取引先への「交通費」を仮払いや「小口現金」から支払う
• 経理担当が「宅急便代」「切手」などを購入するために「小口現金」にて支払う
• 取引先が集金にきて「現金」にて支払う
• 社長が接待費用を「仮払い」で持ち出す

などなど
こういった場面で「現金」を扱うケースが出てきます。「現金」＝「悪」ではないのですが、「現金」を扱うのが「ヒト」である以上、間違いや処理を忘れてしまうことは往々にしてあります。
例としては

• 「仮払い」した現金と「領収書」「お釣り」が合わない
• 「小口現金」の帳簿と実際の残高が合わない
• 「小口現金」を毎回社員や取引に渡したり、小口現金の補充が面倒
• 社長が接待で持ち出した仮払いの領収書が行方不明

といった事象が発生し、帳簿上の「現金」残高は実際の残高と乖離していくことになります。

その結果、「現金（通帳にある「預金」とは違います）」は1,000千円以上に膨らんで、金庫の残高とは全く違う結果になっている会社も多く見られます。もちろん、これは銀行融資の審査でも「マイナス」評価となります。（小売・飲食業などで「現金」が必要な会社は別です）

「現金」を無くすためには

では「現金」を無くすためにはどうしたらよいでしょうか？

• 社員の営業経費は社員に立て替えてもらい、週１回か月2回のペースで領収書と引き換えに「振り込み」扱いとする。（理想は月1回）
• 請求書等も郵便局では「法人カード」にて支払う
• 営業社員に「法人カード（クレジットカード）を支給する
• 社長の接待も全て「法人カード」にて決済してもらう

簡単に言えば、全て「立て替え」「クレジットカード」支払いに切り替えることです。自分が立て替えたお金は必ず領収書をもってくるはずですので、処理漏れのリスクが下がります。クレジットカード支払だと明細が全て追えますので不正利用のリスクも下がります。
当たり前のように聞こえますが、これが出来ている会社と出来ていない会社では社内管理や規律に差が出るのが現実です。

是非、「社内現金根絶化！」チャレンジしてみましょう。